Rien ne sert de courir, il faut s’organiser. Votre bureau est tapissé de post-it indéchiffrables ? Votre boîte mail sature de messages non traités ? La date limite pour déclarer la TVA, c’était… hier ? Stop ! Il est peut-être temps d’adopter des réflexes d’organisation efficiente et d’optimisation de votre travail.
Savoir prioriser et cibler ses tâches
Les professionnels indépendants sont bien souvent appelés à jouer les hommes-orchestres et assumer toute la palette des responsabilités du chef d’entreprise. Cette accumulation de tâches ne doit pas pour autant tourner au désordre. Reste donc à hiérarchiser et anticiper votre charge de travail, en élaborant à l’avance des calendriers de travail précis, ordonnés par ordre de priorité. Une autre solution : apprendre à déléguer et responsabiliser vos collaborateurs ou appuis extérieurs (comptables, sous-traitants…) sur les aspects de votre activité qui ne constituent pas votre cœur de métier.
Éviter l’accumulation du retard : le cas des e-mails
Chaque professionnel reçoit en moyenne 70 e-mails par jour, soit plus de 350 par semaine. Autant dire vous avez tout intérêt à savoir gérer ce flux.
Quelques astuces :
- Ne laissez pas vos courriers s’accumuler et faites régulièrement le ménage dans votre boîte ;
- Consacrez des temps limités à la consultation de vos messages, 1 à 3 fois par jour seulement ;
- Utilisez des règles de tri pour attribuer des couleurs à vos messages entrants, en fonction de leurs expéditeurs et donc de leur priorité de lecture.
Adopter un rythme de travail efficient… et vivable
La neuropsychologie l’affirme depuis longtemps : l’optimisation du temps de travail suppose une concentration qui ne s’accommode pas d’interruptions successives. Avant de vous consacrer à une tâche, assurez-vous de disposer d’une plage horaire suffisante pour la mener à bien, et évitez tout dérangement ou distraction (mails, téléphone…). Mais concentration rime aussi avec décompression : sachez écouter votre corps et vous accorder des temps de pause indispensables.